Tieto­suoja­seloste ilmoitus­kanava

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, artiklojen 13 ja 14 mukaisesti.

Viimeksi päivitetty 28.1.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Kannustalo Oy
Y-tunnus: 1642109-6
Osoite: Turkistie 2, 69100 Kannus
Puhelin: 06 874 1200 (vaihde)
www.kannustalo.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Minna Herlevi, kehitysjohtaja
osoite: Turkistie 2, 69100 Kannus
s-posti: etunimi.sukunimi@kannustalo.fi

3. Rekisterin nimi

Ilmoituskanavan henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kannustalo Oy:n väärinkäytösten ilmoituskanava perustuu Euroopan unionin whistleblowing-direktiivin (EU) 2019/1937 vaatimuksiin. Ilmoituskanavan tarkoituksena on mahdollistaa epäillystä yleisen edun, soveltuvan lainsäädännön tai yhtiön arvojen vastaisesta toiminnasta ilmoittaminen turvallisesti ja luottamuksellisesti.

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta tulleiden väärinkäytös- ja epäeettistä toimintaa koskevien ilmoitusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja tutkimiseksi. Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti ilman tunnistettavia henkilötietoja. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai ilmoitus koskee toista henkilöä, henkilötietoja käsitellään vain asian selvittämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä, erityisesti lakia Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022). Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella väärinkäytösten selvittämiseksi sekä tarvittaessa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoituskanavassa ja ilmoitusten käsittelyn yhteydessä rekisterinpitäjä käsittelee ainoastaan tapauksen käsittelyn ja selvittämisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla muun muassa:

• ilmoittajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut ilmoittajan vapaaehtoisesti antamat tiedot, mikäli ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti
• ilmoituksen kohteena olevia henkilöitä koskevat tiedot siltä osin kuin ne liittyvät epäiltyyn väärinkäytökseen, kuten henkilön nimi, titteli tai asema sekä kuvaus mahdollisesti lain tai yhtiön eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta
• mahdolliset muut tapaukseen liittyvät henkilötiedot, kuten todistajia koskevat tiedot, siltä osin kuin ne ovat asian selvittämiseksi tarpeellisia

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksentekijä ja häneltä ilmoituksella ja siihen liittyneillä lisätietopyynnöillä saadut tiedot. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ilmoituksen sisäisen tutkinnan yhteydessä tutkintaan osallistuvilta tahoilta.

7. Henkilötietojen vastaanottajat, käsittelijät ja siirtäminen

Kannustalo Oy on nimennyt ilmoitusten käsittelyä varten riippumattoman ja rajatun käsittelijäjoukon. Ilmoituksia ja niihin liittyvää selvitystyötä käsittelevät ainoastaan ne nimetyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja ilmoituskanavan tarkoituksiin.

Ilmoituskanavan teknisen alustan tarjoaa alihankkijamme Keskuskauppakamari, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Keskuskauppakamarilla on pääsy ilmoituskanavassa käsiteltäviin henkilötietoihin siltä osin kuin se on välttämätöntä palvelun teknistä toteuttamista ja ylläpitoa varten.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei luovutukselle ole lainmukaista perustetta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille asiantuntijoille vain silloin, kun siihen on lainsäädännön mukainen velvoite.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen suojaus

Ilmoituskanavassa käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Ilmoituskanavassa käytetään salattuja tietoliikenneyhteyksiä, ja tiedot säilytetään suojatussa muodossa Euroopan unionin alueella.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu ainoastaan niille nimetyille henkilöille, joille se on välttämätöntä ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten käsittelyyn osallistuvia henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus, ja he noudattavat rekisterinpitäjän sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvaohjeita.

Ilmoituskanava ei edellytä tunnistettavien henkilötietojen antamista, eikä ilmoittajaa tunnisteta, ellei hän itse anna tunnistetietojaan ilmoituksessa.

9. Tietojen säilytysaika

Ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus tietojen poistamiseen
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• oikeus käsittelyn vastustamiseen
• oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilöön. Oikeuksien toteuttamista voidaan soveltuvan lainsäädännön perusteella rajoittaa siltä osin kuin se on tarpeen ilmoittajan suojan, ilmoituksen käsittelyn tai muiden henkilöiden oikeuksien turvaamiseksi.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole tietosuojalainsäädännön mukaista. Lisätietoa on saatavilla osoitteessa www.tietosuoja.fi

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Kannustalo Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Muutokset voivat perustua esimerkiksi lainsäädännön muutoksiin tai toiminnan kehittämiseen.