Viimeksi päivitetty 11.6.2018

Tietosuoja­seloste Työnhakija­rekisteri

Tämä on Kannustalo Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 artiklan mukainen tietosuojaseloste.

Lähettämällä työhakemuksen työnhakija hyväksyy tietojen tallennuksen ja niiden käytön.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Kannustalo Oy
Y-tunnus: 1642109-6
Osoite: Turkistie 2, 69100 Kannus
Puhelin: 06 874 1200 (vaihde)

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Minna Herlevi, kehitysjohtaja
Osoite: PL 34, 69101 Kannus
s-posti: etunimi.sukunimi@kannustalo.fi

3. Rekisterin nimi

Kannustalo Oy:n työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kannustalo Oy:n työnhakijoiden

hakemustietojen sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen ylläpitämiseen. Henkilötietoja käytetään mahdollisten uusien työsuhteiden hallintaan sekä siihen liittyvään yhteydenpitoon.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työnhakuprosessin hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvän työsopimuksen täytäntöön paneminen.

Työnhakuun liittyvien henkilötietojen käsittely voi myös olla ulkoistettu yhtiön ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoja:

1. Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.
2. Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito ym.
3. Työkokemus, esimerkiksi tiedot, kuten työhistoria ja suosittelijat.
4. Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.
5. Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta, koulu-, työ- ja/ tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/ tai työ- tai asiakassuhteen aikana antamista tiedoista.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen julkisesta profiilistaan siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, rekisterinpitäjä varmistaa, että EU komissio on hyväksynyt kohdemaan tai siirronsaajan tietosuojan tason asianmukaiseksi tai sopimalla siirrosta EU komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijatietoja. Paperitulosteena oleva aineisto säilytetään lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määritettyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, mikäli työhakijan kanssa ei ole sovittu toisin. Työnhakijan osalta hänen omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettu ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.